One.immo. Echte Automationen für Hausverwaltungen.

Warum aktuelle Lösungen mit KI scheitern

Künstliche Intelligenz entwickelt sich im Stundentakt. In Ihrer Verwaltungssoftware kommt davon wenig an. Dafür gibt es drei Gründe.

Etablierte Anbieter können nicht mitziehen

Klassische Anbieter sind nicht darauf ausgelegt, ihre Produkte im Takt der KI-Entwicklung anzupassen.

Die Ansätze herkömmlicher Softwareentwicklung können hier nicht mithalten. Das ist der Grund, weshalb Sie überall von den unglaublichen Möglichkeiten künstlicher Intelligenz hören, in Ihrer Verwaltungssoftware davon aber so wenig ankommt.

KI-Tools beschränken sich auf eine Funktion

Anruf-KI und „KI-Mitarbeiter“ lösen je einen Ausschnitt und erzeugen dabei den nächsten Medienbruch.

Die stetige Flut an KI-Tools für einzelne Aufgabenbereiche verursacht momentan viele Kosten und liefert kaum messbare Ergebnisse. Die Ideen sind oft innovativ und brillant, aber der Fokus liegt meist auf Vertrieb, Marketing und Skalierbarkeit. So werden neue Medienbrüche produziert, anstatt dass Ihre bestehenden Systeme miteinander verbunden werden.

Ohne Datenbasis bleibt KI Kosmetik

Der KI-Buchhalter bleibt eine Buchungserkennung, der KI-Telefonagent ein teurer Anrufbeantworter.

Alle Ansätze sind durch mangelhafte Wissensstrukturen beschränkt. Wer KI effektiv in seinem Unternehmen einsetzen möchte, muss zuerst eine echte Datenbasis schaffen.

Vom Feuerlöscher zum Immobilienexperten.

Wie viel Zeit verbringen Sie und Ihr Team in der Woche mit wertschöpfender Arbeit?

Aktuelle Studien legen nahe, dass die heutige Hausverwaltung 30 bis 50 % ihrer Zeit mit administrativen Arbeiten verbringt. Unsere eigenen Auswertungen von über 10.000 E-Mails aus dem Verwaltungsalltag bestätigen das.

Gemeinsam mit One.immo findet Ihr Team wieder Zeit für wertschöpfende Arbeit, echten Kundenkontakt und ein proaktives Management der verwalteten Objekte.

Wir bieten tief integrierte Lösungen, webbasiert und sicher.

Anstatt zusätzliche Software zu liefern, schalten wir uns auf Ihre bestehenden Systeme, verbinden diese und bringen umfassende Automationen in nur drei Schritten.

Bau der Bibliothek

Die Informationsflut in Ihrer Verwaltung ist gewaltig und einen zentralen Knotenpunkt für Verwaltungssoftware, Mails, Vorgangsmanagement sowie digitale Dokumente gibt es oft nicht. Wir ziehen alle relevanten Daten und Informationen aus Ihren bestehenden Systemen wie E-Mails, Verwaltungssoftware und Cloudspeicher. Die Daten werden von uns zusammengeführt, objektbezogen aufbereitet und stetig aktualisiert, ganz ohne einen Handschlag von Ihrer Seite. Die zusammengeführten Daten kann man sich wie eine große Bibliothek Ihrer gesamten Prozesse vorstellen.

Dass eine ordentliche Ablage in der Hausverwaltung wichtig ist, weiß jeder Azubi schon nach dem ersten Ausbildungstag. Die Digitalisierung hätte diese Aufgabe eigentlich erleichtern sollen, jedoch ist parallel die reine Quantität der zu speichernden Informationen immer weiter und weiter gewachsen. Während vorhandene Softwarelösungen zwar für eigene Vorgänge und Dokumente gute Speichermöglichkeiten bieten, werden diese Informationen nicht automatisch mit Ihren anderen Programmen geteilt. Meist wird versucht, durch die Nutzung von Cloudspeichern (OneDrive, Google Drive usw.) Abhilfe zu schaffen, jedoch erfordern diese die manuelle Datenpflege durch Ihr Team. Das ist unzuverlässig und frisst enorm viel Zeit.

One.immo schafft für Sie eine neue zentralisierte Datenbank, welche die Informationen aus all Ihren Systemen bündelt und diese durch dauerhaften Datenaustausch stets auf dem neuesten Stand hält. Ihre Stammdaten aus der Verwaltungssoftware liefern hierbei die Grundstruktur, welche dann durch Mails, Tickets, Vorgänge und Dokumente ergänzt wird. Alle Daten werden dabei vektorisiert gespeichert, wodurch unsere KI-Agenten nicht nur nach Wortlauf, sondern auch nach tatsächlicher Bedeutung suchen können. Dabei ist unser System zur Datenspeicherung und Aufbereitung auf Hausverwaltungen spezialisiert, sodass die Unterlagen stets objektbezogen verarbeitet werden und trotzdem auch übergreifende Verbindungen bei Eigentümern, Dienstleistern und Mietern erkannt werden.

Der Bibliothekar

Wenn Ihre neue Datenbank steht, haben Sie Ihr gesamtes Verwaltungswissen an einem Ort. Unsere KI-Agenten erfüllen dann die Rolle des Bibliothekars: Sie können binnen Sekunden jede Information in Ihrer Datenbank finden und diese je nach Art der Anfrage passend bereitstellen.

Außerdem stellen sie sicher, dass die Informationen stets auf dem neuesten Stand sind. Zudem können sie proaktiv diese Informationen auch in anderen Systemen wie z. B. Ihrem Verwaltungsprogramm hinterlegen.

Die von uns entwickelten KI-Agenten können binnen Sekunden alle Informationen durchsuchen und je nach Bedarf bereitstellen. Dabei ist diese Suchfunktion nicht auf die reine Wortsuche begrenzt, sondern es werden auch Zusammenhänge der Bedeutung erkannt (semantische Suche). Neue Informationen und Änderungen an bestehenden Daten werden ohne manuelle Datenpflege erfasst und eigenständig abgelegt.

Wo die klassische Rolle des Bibliothekars aufhört, ist für unsere KI-Agenten noch lange nicht Schluss: Neue Informationen und Änderungen können auch in Ihrer Verwaltungssoftware hinterlegt werden. So können Stammdaten aktualisiert, bestehende Vorgänge ergänzt, Tickets erstellt und neue Kontakte angelegt werden.

Ihr Team kann nun auf sämtliche Informationen aus der Sachbearbeitung der Kollegen zugreifen; Urlaubsvertretungen, Krankheit und sonstige Vertretungen werden dadurch stark erleichtert. Die Zeit für interne Informationsbeschaffung wird drastisch reduziert.

Die Automation

Erst wenn die Grundlage geschaffen ist, kann das volle Potenzial von KI-gestützten Automationen ausgeschöpft werden. Unsere Grundidee ist es hierbei, die Einstiegshürde für Ihr Team bei der Verwendung der Automationen so niedrig wie möglich zu halten. So prüft ein KI-Agent die Postfächer Ihres Teams über Nacht und bietet am Morgen direkt Hilfe bei Prozessen an, für die Automationen bereitstehen. Ein anderer Agent steht Ihrem Team als Chatbot zur Verfügung und kann sämtliche Automationen einfach und begleitet anstoßen.

Die Praxis hat gezeigt, dass gute Funktionen allein nicht ausreichen. Schlussendlich funktioniert es nur, wenn das ganze Team auch die Möglichkeiten ausschöpft.

Die von uns entwickelten Automationen arbeiten direkt in Ihrer Verwaltungssoftware. Sie erledigen kleinere Aufgaben wie das Hinterlegen von SEPA-Mandaten oder das Anpassen von Kontaktinformationen. Durch unsere Automationen können Tickets erstellt, verwaltet und freigegeben werden. Erstellen Sie aus Versammlungs- oder Begehungsprotokollen in wenigen Sekunden vollständige und ansehnliche Tickets für Ihre Kunden. Auch richtige Zeitfresser sind kein Problem: So können z. B. durch unsere Automationen Objekte in Ihrer Verwaltungssoftware angelegt werden. Die Einrichtung eines Objektes mit 100 Verwaltungseinheiten, inklusive aller Kontakte, dauert nur noch vier Minuten.

Da die Vielzahl der Funktionen oft überfordernd ist, versuchen wir, die Nutzung unserer Funktionen möglichst intuitiv und beiläufig zu gestalten. So erhält Ihr Team z. B. jeden Morgen ein vollständiges Briefing der offenen Mails und Tickets, für welche anhand der vorhandenen Funktionen direkt Automationen vorgeschlagen werden. Zudem gleicht die KI die Mails Ihrer Kunden mit der Datenbank ab und schlägt direkt Antworten vor, welche sich aus den neuesten Informationen ergeben. All das ohne zwingenden Login oder Nutzung unserer Plattform. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Möglichkeiten auch voll ausgeschöpft werden.

Für gezielte Ausführungen einzelner Funktionen stellen wir dennoch zusätzlich ein Dashboard bereit, welches von Ihnen und Ihrem Team ergänzend genutzt werden kann.

Von Hausverwaltern für Hausverwalter.

Jonas Langenbacher

Geschäftsführer & Produktentwicklung

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„Die Idee für One.immo ist aus der Not entstanden. In unserer Verwaltung konnten die vorhandenen KI-Lösungen kaum einen Mehrwert schaffen, weshalb wir begannen, die fehlenden Funktionen selbst zu entwickeln.“

Jonas ist Mitgründer und ehemaliger Geschäftsführer einer Hamburger Hausverwaltung und kennt die Branche samt aller Herausforderungen aus erster Hand. Trotz digitaler Ausrichtung und eines Wachstums auf über 20 Mitarbeiter innerhalb von fünf Jahren blieb stets das Gefühl, gegen den Wind zu laufen und nie richtig anzukommen.

Statt sich mit dem Status quo abzufinden, entwickelten er und sein Mitgründer eigenständig echte Automationen mit KI. Aus dem Erfolg dieser Entwicklungen im eigenen Unternehmen wuchs eine Vision für die gesamte Branche. So verkaufte Jonas seine Anteile an der Verwaltung und gründete die One Dot Immo GmbH.

Als ausgebildeter Immobilienkaufmann ist Jonas bei One.immo verantwortlich für Produkt und Strategie.

Kalle Studer

Head of Business Operations

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„Jonas entwickelt das Produkt. Ich sorge dafür, dass drumherum alles läuft.“

Kalle war schon in mehreren Branchen tätig und versteht sich als Generalist. Er war in der Unternehmensberatung und arbeitete danach operativ in mehreren Startups mit, überall dort, wo aus Plänen tatsächlich Ergebnisse werden müssen. Bei One.immo verantwortet er das laufende Geschäft.

Was er an KI schätzt, probiert er zuerst an uns selbst aus. One.immo arbeitet intern mit denselben Werkzeugen, die wir Hausverwaltungen anbieten.

Kalle schloss den Master in Management an der Rotterdam School of Management mit Magna Cum Laude ab.

Timm Stüven

Anwendungs- & Entwicklungspartner

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„Obwohl wir schon immer sehr digital aufgestellt waren, haben wir erst seit der Anwendung von KI-Automationen das Gefühl, die volle Kontrolle über unseren Arbeitsalltag zurückzugewinnen.“

Timm führt als Hauptgesellschafter und alleiniger Geschäftsführer eine Hausverwaltung mit über 5.000 Einheiten. Gemeinsam mit seinem Mitgründer Jonas entwickelte er die ersten Automationen in der eigenen Hausverwaltung: für die Aufgaben, die am meisten Zeit brauchten.

Heute ist er mit seinem Team einer unserer wichtigsten Partner, wenn es um die Erprobung und Verbesserung unserer Produkte geht. Nur durch die stetige Verbindung zur Praxis löst unser Produkt auch in Zukunft echte Probleme und kommt dort zum Einsatz, wo es den Verwaltungen den größten Vorteil bringt.